Het verzamelen van gegevens bestaat uit een aantal stappen. Hoeveel en welke gegevensbronnen worden bezocht hangt van de toepassing af. Per toepassing worden de  bronnen bezocht en worden alle opgehaalde gegevens in het paspoort opgeslagen.

Bij het begin van iedere toepassing worden de te bezoeken gegevensbronnen onder elkaar in een rijtje getoond. Zodra een gegevensbron succesvol is bezocht en de gegevens daar zijn opgehaald komt de app weer op dit scherm terug. Een bezochte gegevensbron is dan groen, nog niet bezochte bronnen zijn oranje. 

Als er geen toegang tot deze gegevensbron was, is het symbool rood en kan de gegevensbron opnieuw worden bezocht of overgeslagen.

Als een gegevensbron al eens eerder is bezocht en de gegevens zijn nog actueel, wordt deze bron overgeslagen. Het kan dus goed gebeuren dat als je recent een ‘Financieel Inzicht’ hebt opgehaald, volgende verzamel-toepassing geen of weinig aanvullende gegevens hoeven op te halen.

Aan het einde van het gehele verzamel-toepassing is er de stap “Gegevens controleren’. Hier worden die gegevens getoond die kunnen worden gedeeld met een hulpverlener of adviseur. De gegevens die kunnen worden gedeeld zijn meestal slechts een deel van wat je hebt kunnen verzamelen. 

Door alleen maar een deel van de gegevens te delen, zorgt de app ervoor dat alleen de noodzakelijke gegevens ter beschikking worden gesteld. De ontvanger krijgt alleen die gegevens die voor het verdere proces nodig zijn. Niet meer en ook niet minder. Dat is voor de ontvanger ook een voordeel. De privacywetgeving verbiedt namelijk dat de ontvanger gegevens ontvangt en opslaat waarvoor geen reden is (verwerkingsovereenkomst).